Enregistrer en comptabilité les dépenses d'une association loi 1901

Toutes les dépenses de l'association doivent donner lieu à une écriture comptable. L'association étant le plus souvent exonérée de TVA, elle ne pourra récupérer la TVA qu'elle a payée sur ses achats.

Sommaire :

Les frais liés à la constitution de l'association

Lors de la constitution de l'association, les fondateurs ont la possibilité d'immatriculer l'association au Journal Officiel (pour un coût de 44€). Cela n'est nullement obligatoire. Il est aussi possible que les fondateurs aient suivi des réunions préparatoires et payé des professionnels pour bénéficier de conseils juridiques ou pour rédiger les statuts. Ces frais, même s'ils ont été engagés avant la naissance de l'association, pourront être remboursés par celle-ci.

Il faut enregistrer :

  • l'insertion d'une annonce au Journal Officiel au compte 623 « Publicité, publications, relations publiques » ou au compte 6231 « Annonces et insertions » ;
  • les frais engagés à l'occasion de réunions ou de stages préparatoires au compte 618 « Divers » ou 6185 « Frais de colloques, séminaires, conférences » ;
  • l'achat de livres juridiques ou l'abonnement à des revues juridiques ou techniques au compte 618 « Divers » ou 6183 « Documentation technique » ;
  • le paiement de consultations juridiques, comptables ou autres au compte 622 « Rémunérations d'intermédiaires et honoraires » ou au compte 6226 « Honoraires » ;
  • l'achat d'un logiciel de comptabilité ou autre au compte 606 « Achats non stockés de matières et fournitures » ou au compte 6065 « Petits logiciels ». Si le logiciel a une valeur HT supérieure à 500€, il doit être enregistré au compte 205 "Concessions, et droits similaires, brevets, licences, marques, procédés, droits et valeurs similaires".



L'achat des locaux et équipements nécessaires à l'association

Les achats de matériel ne sont pas comptabilisés dans des comptes de charges (classe 6) mais dans des comptes d'immobilisations car ils ne sont pas consommés immédiatement. Ce type de compte permet d'enregistrer les dépenses d'acquisition de biens durables qui ne représentent pas des charges attribuables uniquement à l'année en cours. En revanche, ils n'ont pas pour autant une durée de vie indéfinie : le matériel finit par s'user ou se détériorer et il faudra le remplacer.

La comptabilité a donc prévu l'amortissement de ces biens immobilisés. En fonction du type de matériel acquis, la réglementation comptable fixe une durée de vie et on impute à la fin de chaque exercice comptable une fraction de la valeur d'origine du bien déterminée en fonction de sa durée de vie. Par exemple, si le bien a une durée de vie de trois ans, il faudra diviser par trois sa valeur et passer chaque année en charge un tiers de sa valeur. Au bout de trois ans, le bien sera totalement amorti.

Seules les immobilisations peuvent faire l'objet d'un amortissement, c'est-à-dire tous les comptes de classe 2. Cela inclut les machines, le mobilier, les logiciels d'une valeur supérieure à 500€ HT mais pas les terrains ni les placements financiers.

L'achat de biens : charges ou immobilisations ? L'achat d'un bien doit être passé en charge, c'est-à-dire dans un compte de classe 6, lorsqu'il s'agit d'un bien peu significatif dont la durée de vie est limitée à l'exercice comptable et dont le prix d'acquisition est inférieur à 500€ HT (petit matériel, fournitures).
L'achat d'un bien doit être immobilisé, c'est-à-dire dans un compte de classe 2, lorsqu'il s'agit d'un bien constituant un investissement durable pour l'association et quel que soit son coût (ordinateur, photocopieur, gros matériel, travaux). Par ailleurs, l'administration fiscale admet la comptabilisation en charge du matériel informatique dont la valeur HT est inférieure à 500€.

Le paiement des impôts et autres taxes par l'association

La comptabilisation des impôts et taxes se fait toujours en deux temps : lors de la réception de l'avis d'imposition et lors du paiement de l'impôt.


Lors de la réception de l'avis d'imposition

D'abord on enregistre la réception de l'avis d'imposition en créditant le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés » et en débitant un compte de classe 6 (sauf pour l'Impôt sur les sociétés et la TVA) :

  • Pour la participation à la formation professionnelle continue, la taxe d'apprentissage et la taxe sur les salaires : compte 631 « Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations (administration fiscale)».
  • Pour la taxe foncière, la taxe d'habitation, la contribution économique territoriale (Cotisation foncière des entreprises) et les droits d'enregistrement : compte 635 « Autres impôts, taxes et versements assimilés (administration fiscale) ».
  • Pour le paiement de droits à la SACEM : compte 651 « Redevances pour concessions, brevets, licences, procédés, droits et valeurs similaires ».
  • Pour la taxe sur les spectacles :compte 637 « Autres impôts, taxes et versements assimilés (autres organismes ».


Lors du paiement

Lors du paiement, on débite le compte 447 « Autres impôts, taxes et versements assimilés » et on crédite le compte 512 « Banques ». En revanche, pour l'impôt sur les sociétés (au taux de 10 et 24%), le schéma de comptabilisation est différent :

  • les sommes versées sont enregistrées au crédit du compte 512 « Banques » et au débit du compte 444 « État-Impôt sur les bénéfices » ;
  • lors de la clôture de l'exercice, l'impôt dû au titre de l'exercice est calculé et enregistré au débit du compte « 695-Impôts sur les bénéfices » et au crédit du compte 444 « État-Impôt sur les bénéfices ».

Le paiement des salaires effectué par une association

Cette écriture est un peu particulière car la répartition en débit et en crédit n'est pas la même :

  • au débit, on enregistre le salaire brut au compte 641 « Rémunération du personnel » (y compris congés payés, primes, indemnités et avantages divers) et les cotisations patronales au compte 645 « Charges de Sécurité sociale et de prévoyance »;
  • au crédit, on enregistre les salaires nets au compte 420 « Personnels et comptes rattachés », les cotisations URSAFF au compte 431 « Sécurité sociale » (CSG, CRDS et cotisations maladie, maternité, invalidité, décès, solidarité, vieillesse, allocations familiales, accidents du travail et FNAL) et les autres sommes à verser aux organismes sociaux (cotisations salariales et patronales) au compte 437 « Autres organismes sociaux » (assurance chômage, FNGS, cotisations Arcco et AGFF).
La taxe d'apprentissage et la formation professionnelle continue sont considérées comme des impôts.

N° de compte Intitulé du compte Libellé Débit Crédit
641 Rémunération du personnel Salaire brut 1500
645 Charges de sécurité sociale et de prévoyance Charges de sécurité sociale et de prévoyance (cotisations patronales uniquement) 2374,94
420 Personnels et comptes rattachés Salaire net 2760,17
431 Sécurité sociale Cotisations URSAFF 1460,69
437 Autres organismes sociaux Cotisations chômage et caisse de retraite 654,08

Lors de l'établissement des déclarations sociales et du paiement des charges sociales, il faut créditer le compte 512 « Banque » du montant des salariales et patronales et débiter les comptes commençant par 43. S'il existe une différence de montant entre le débit et le crédit, due aux arrondis, il faut soit utiliser le compte 658 (charges diverses de gestion courante) au débit, soit le compte 758 (produits divers de gestion courante) au crédit ; en plus du compte 512 « Banque ».

Le paiement d'une assurance (et le versement d'indemnités)

Le paiement d'une prime d'assurance est enregistré au crédit du compte 512 « Banques » et au débit du compte 616 « Primes d'assurance ».
En cas de remboursement, les écritures comptables sont différentes selon que le sinistre concerne le dédommagement obtenu suite à la destruction ou le vol d'une immobilisation, ou le remboursement de frais de réparation. Dans le premier cas, on doit créditer le compte 775 « Produits des cessions d'élément d'actif » et débiter le compte 512 « Banques » du montant obtenu. Dans le second cas, il faut créditer le compte 791 « Transferts de charges d'exploitation » et débiter le compte 512 « Banques ».

Les dépenses de publicité effectuées par une association

Les dépenses de réalisation d'un site internet doivent être enregistrées TTC au compte 623 « Publicité, publications, relations publiques » si la conception du site a été sous-traitée à un professionnel et au compte 626 « Frais postaux et frais de télécommunication » dans les autres cas.

Les frais d'impression de brochures, catalogues ou autres doivent être enregistrés TTC au compte 623 « Publicité, publications, relations publiques ».

L'achat de fournitures destinées au fonctionnement de l'association

L'achat de petites fournitures et de petit matériel doit être enregistré au compte 606 « Achats non stockés ».
Les dépenses de sous-traitance de services administratifs doivent être enregistrées au compte 604 « Sous-traitance générale ».
Les dépenses d'entretien et les petites réparations n'ayant pas pour effet d'augmenter la valeur ou la durée de vie du bien doivent être enregistrées au compte 615 « Entretien et réparations ».
Les frais de documentation et de colloques doivent être enregistrés au compte 618 « Divers ».
L'achat de timbres et le paiement de factures de téléphone ou d'un abonnement Internet doivent être enregistrés au compte 626 « Frais postaux et de télécommunication ».

L'emprunt effectué par une association

Lors du déblocage des fonds, il faudra créditer le compte 160 « Emprunts et dettes assimilées ». Les éventuels frais de dossier sont comptabilisés au compte 627 « Services bancaires et assimilés ».

Les emprunts les plus courants sont dits à mensualités constantes car le même montant est remboursé chaque mois. Au début, cette somme comprend un montant élevé d'intérêts, et la part consacrée au remboursement du capital est assez faible. Puis les proportions s'inversent progressivement. Le remboursement de l'emprunt doit donc être comptabilisé dans deux comptes différents. Le remboursement du capital doit être comptabilisé au compte 160 « Emprunts et dettes assimilées » et le paiement des intérêts au compte 661 « Charges d'intérêts ». Et si une assurance est facturée en plus par la Banques, il faudra la comptabiliser au compte 616 « Primes d'assurance ».

Exemple : une association contracte un emprunt de 1000€. La première mensualité reçue par l'association s'élève à 100€ et inclut 40€ de remboursement du capital, 50€ d'intérêts et 10€ pour l'assurance.

N° de compte Intitulé du compte Libellé Débit Crédit
160 Emprunts et dettes assimilées Déblocage de l'emprunt 1000
512 Banques Déblocage de l'emprunt 1000
         
160 Emprunts et dettes assimilées Première mensualité emprunt 40
661 Charges d'intérêts Première mensualité emprunt 50
616 Prime d'assurance Première mensualité emprunt 10
512 Banques Première mensualité emprunt 100

Le remboursement d'une somme d'argent versée à l'association

Le remboursement d'une somme quelconque donne simplement lieu à une écriture inverse. En aucun cas, vous ne devez supprimer l'écriture initiale.

N° de compte Intitulé du compte Libellé Débit Crédit
213 Locaux achetés ou construits Remboursement local 20 000
512 Banques Remboursement local 20 000