L'information juridique des associations

Assemblée générale annuelle d'une association : déroulement

Vous souhaitez organiser l'assemblée générale de votre association loi 1901 ? Dans quel ordre faut-il procéder ?

1ère étape de l'assemblée générale annuelle d'une association loi 1901 : la signature de la feuille de présence

Il peut être utile de faire émerger par tous les membres arrivant à la réunion une feuille de présence, avec l'indication éventuelle des membres disposant d'une procuration.

Ce document permettra ensuite de vérifier que les conditions de quorum et de majorité sont bien remplies.

2ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association loi 1901 : la vérification du quorum

Le président de séance va vérifier que l'assemblée a été valablement convoquée au regard des statuts ou du règlement intérieur, puis constater grâce à la feuille de présence que le quorum requis est atteint.

Le quorum correspond au nombre minimal de personnes qui doivent être présentes ou représentées à l'assemblée, pendant toute la durée de la réunion. Si ce nombre n'est pas atteint ou qu'il ne l'est plus du fait du départ de membres de l'assemblée pendant la séance, l'assemblée ne peut avoir lieu : le président devra lever la séance et convoquer une autre assemblée.

Les statuts peuvent décider librement de l'instauration d'un quorum calculé sur la somme des seuls membres présents ou sur la somme des membres présents et représentés. En toute hypothèse, il faut éviter d'instaurer un quorum trop exigeant.

Puis, le président de séance déclare l'assemblée valablement constituée et commence la lecture de l'ordre du jour.

3ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association loi 1901 : la lecture des rapports

Pour que la compréhension des documents comptables soit aisée, il est recommandé de ne présenter que des documents synthétiques qui illustrent l'évolution de l'association et ses résultats par rapport aux prévisions. Pour une présentation dynamique, aidez-vous de photos, de vidéos ou de transparents.

Rapports à réaliser :

  • Rapport moral. Il contient les analyses et les résultats de l'activité de l'exercice précédent. Il précise les orientations et les perspectives de l'exercice suivant. Après discussion, il va être soumis au vote, les adhérents absents pouvant participer s'ils ont donné mandat à une autre personne ; la procuration devant être jointe à la convocation ;
  • Rapport d'activité. C'est un rapport présentant les objectifs de l'année à venir. Les petites associations peuvent l'intégrer à leur rapport moral ;
  • Rapport financier. Le trésorier va présenter une analyse du compte de résultat : quelles sont les charges principales de l'association ? Ses revenus ? Quels sont les points posant problème ? Le compte de résultat est-il équilibré ? Est-il en contradiction avec le rapport moral ou le rapport d'activité ? L'éventuel excédent sera ensuite porté au bilan, en fonction de la proposition du trésorier et du vote de l'assemblée générale : affectation aux réserves, intégration au fonds associatif, dotation aux provisions pour projet d'action ou pour investissement.

Puis le commissaire aux comptes , s'il y en a un, donne lecture de son rapport. Après avoir contrôlé la régularité de la gestion de l'association loi 1901, il va donner ou non son quitus au trésorier, c'est-à-dire reconnaître que la gestion et la tenue de la comptabilité ont été faites correctement.

4ème étape de l'assemblée générale annuelle d'une association loi 1901 : les discussions et les votes

Le projet de budget est ensuite présenté et soumis au vote de l'assemblée.

Éventuellement, le conseil d'administration va proposer le montant de la cotisation pour l'année à venir. Après discussion, elle est soumise au vote de l'assemblée. S'il y a lieu, l'assemblée générale va remplacer les membres du conseil d'administration dont le mandat a pris fin ou qui ont démissionné en cours d'année.

Après avoir invité tous les participants à prendre la parole, le président de séance clôt l'assemblée générale. Le procès-verbal de réunion pourra ensuite être rédigé.

N'oubliez pas de déclarer à la préfecture et de consigner sur le registre spécial (facultatif) les éventuels changements faits au sein du bureau ainsi que toutes les modifications apportées aux statuts.

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