Les frais de déplacement sont-ils déductibles du bénéfice imposable ?

Les frais de déplacement, les frais de repas et les frais de voyage et de mission exposés dans l'intérêt de l'entreprise sont généralement déductibles du bénéfice imposable.

Déduction des frais de déplacement domicile/lieu de travail

Les dépenses de voiture automobile sont déductibles dans la mesure où elles correspondent à une utilisation professionnelle avérée. En revanche, les frais de déplacement exposés pour des motifs personnels et familiaux ne peuvent pas être décomptés pour le calcul de l'impôt.

Les frais de déplacement sont déductibles du résultat imposable à concurrence des 40 premiers kilomètres séparant le domicile du lieu de travail, sans que l'intéressé ait à justifier du caractère normal ou non de cet éloignement. Les frais de déplacement exposés au-delà des 40 premiers kilomètres ne sont admis en déduction que si l'exploitant justifie que l'éloignement résulte de circonstances indépendantes de sa volonté.

Le barème kilométrique ne peut pas être utilisé par les titulaires de BIC.

Lorsqu'un véhicule, acheté pour l'exercice de l'activité professionnelle, est partiellement utilisé à des fins privées, seule la fraction des charges (d'entretien, de circulation et d'amortissement) directement supportées pour les besoins de l'exploitation peut être admise en déduction des bénéfices imposables.

Toutefois, si ce véhicule fait partie de l'actif de l'entreprise, l'amortissement est inscrit dans les charges professionnelles pour sa totalité, mais le produit de l'avantage en nature retiré de l'utilisation privative est rapporté au bénéfice imposable.

Les entreprises individuelles qui ont opté pour la tenue d'une comptabilité super-simplifiée peuvent enregistrer chaque année de manière forfaitaire les frais relatifs aux carburants supportés à raison des déplacements et voyages professionnels effectués pour les besoins de l'entreprise, afférents aux véhicules et aux deux-roues affectés à un usage mixte.

En pratique, l'entreprise doit annexer à sa déclaration un état rédigé sur papier libre mentionnant son option ainsi que le type et l'immatriculation du ou des véhicules concernés, le nombre total de kilomètres parcourus en distinguant ceux effectués pour les besoins de l'entreprise, le montant forfaitaire des frais de carburant et les modalités de comptabilisation des frais de carburant.

Déduction des frais de repas

Les professionnels exerçant une activité relevant des BIC peuvent déduire leurs frais de repas pris en dehors de leur domicile, lorsque celui-ci est éloigné du lieu d'exercice de leur profession, dès lors qu'ils sont nécessités par l'exercice de la profession.

Les frais de repas peuvent être considérés comme des dépenses professionnelles lorsque la distance entre le lieu où s'exerce l'activité de l'exploitant et son domicile fait obstacle à ce que son repas soit pris à son domicile. Mais :

  • la distance séparant le lieu d'exercice de la profession et le domicile doit présenter un caractère normal. Pour l'appréciation de cette condition, il est tenu compte de l'étendue et la configuration de l'agglomération où se trouvent le domicile de l'exploitant et les lieux d'exercice de son activité, de la nature-même de cette activité, de l'implantation de la clientèle et des horaires de travail de l'exploitant,
  • l'éloignement doit être suffisamment important pour motiver la prise de repas hors du domicile, mais néanmoins limité afin de ne pas être interprété comme résultant de la seule volonté de l'exploitant et qualifiés de ce fait de dépenses personnelles non déductibles.

La déduction est encadrée par deux limites forfaitaires :

  • un plancher correspondant à la valeur du repas pris au domicile ;
  • un plafond correspondant à la somme à partir de laquelle les dépenses sont regardées comme excessives.

Exclusion de la valeur du repas pris au domicile

La fraction de la dépense qui correspond aux frais que l'exploitant aurait engagés s'il avait pris son repas à son domicile constitue une dépense d'ordre personnel qui ne peut être prise en compte pour la détermination du bénéfice imposable. Seuls les frais supplémentaires de repas sont réputés nécessités par l'exercice de la profession.

Le montant de cette fraction non déductible est déterminé d'après les règles applicables aux salariés pour le calcul de leurs avantages en nature en matière de nourriture. Son montant est forfaitaire et s'élève à 4,70 € pour l'année 2016.

Exclusion de la portion de prix considérée comme excessive

Est considéré comme non excessif un repas dont le prix n'excède pas la limite d'exonération des indemnités pour frais de repas retenue lorsqu'un salarié est en déplacement professionnel et empêché de regagner sa résidence ou le lieu habituel de son travail. Cette limite est fixée à 18,30 € en 2016.

La fraction des frais supplémentaires de repas qui excède ce montant constitue une dépense d'ordre personnel qui ne peut, en principe, être admise en déduction pour la détermination du bénéfice imposable, à moins que l'exploitant justifie ce dépassement par des circonstances exceptionnelles nécessaires pour l'exercice de son activité.

Déduction des frais de voyage et de mission

Les frais de voyage et de mission sont déductibles dans la mesure où ils correspondent effectivement à des dépenses d'ordre professionnel et où ils sont justifiés par l'importance ou la nature de l'exploitation.

En conséquence, l'entrepreneur qui expose des frais de voyage à des fins à la fois professionnelles et privées doit procéder à une ventilation de ces charges afin de faire nettement ressortir les dépenses professionnelles, ouvrant seules droit à déduction.

Les frais de voyage et de mission exposés par les dirigeants et salariés les mieux rémunérés doivent figurer sur le relevé des frais généraux. L'affectation des voitures de tourisme figurant à l'actif ou dont l'entreprise a assumé les frais au cours de l'exercice doit être mentionnée sur un état annexé à la déclaration des résultats.

Voyages de stimulation

Lorsqu'ils sont organisés dans l'intérêt de l'entreprise dans un but de promotion commerciale, les voyages de stimulation offerts par les entreprises à leurs revendeurs les plus performants constituent des charges intégralement déductibles.

Cette déductibilité s'étend même, là encore par exception, aux frais afférents à la prise en charge des accompagnateurs à condition que l'entreprise établisse que ces tiers ont bien cette qualité. En revanche, la déduction des frais de voyage exposés par les conjoints des salariés accompagnateurs des lauréats des concours n'est pas admise car non justifiée par l'intérêt de l'entreprise.

Les voyages de stimulation n'ont à figurer ni sur la déclaration des honoraires et commissions (DSN), ni sous la rubrique « Cadeaux » du relevé de frais généraux n°2067.

Voyages d'agrément en compagnie de clients

Les dépenses qu'une entreprise expose afin d'accroître ses débouchés commerciaux sont en principe déductibles pour le calcul de son bénéfice. Une société est ainsi en droit de déduire les frais correspondant à des voyages d'agrément accomplis par un dirigeant en compagnie de représentants de sociétés qui sont ses partenaires commerciaux, préalablement à la signature de contrats importants.

La société doit cependant être en mesure de communiquer les noms des clients en cause en cas de contrôle.