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Comment tenir la comptabilité d'une micro-entreprise ?

Les micro-entrepreneurs sont dispensés de la tenue d'une comptabilité générale classique. Ils doivent simplement tenir un registre qui détaillera chronologiquement leurs recettes et dépenses.

Quelles sont les entreprises soumises au régime de la micro-entreprise ?

Le régime de la micro-entreprise concerne les entrepreneurs individuels dont le chiffre d'affaire n'excède pas :

  • 170 000 euros pour les exploitants dont le commerce principal est de vendre des marchandises, des objets, des fournitures et des denrées à emporter ou à consommer sur place, ou de fournir un logement (hôtels, chambres d'hôtes, gîtes ruraux, meublés de tourisme) ;
  • 70 000 euros pour les autres prestataires de services relevant des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) et les professionnels libéraux relevant des bénéfices non commerciaux (BNC).

Certaines formes ou activités sont exclues de ce régime. Il s'agit :

  • des formes suivantes : sociétés et organismes sans but lucratif ;
  • des activités suivantes : les marchands de biens immobiliers, les lotisseurs et agents immobiliers ; certains constructeurs ; les opérations de location de matériels ou biens de consommation durables, sauf lorsqu'elles présentent un caractère accessoire et connexe ainsi que les opérations sur marchés financiers.

Les documents obligatoires d'un micro-entrepreneur

Les micro-entreprises sont dispensées de la tenue d'une comptabilité classique (livres-journaux, grand-livre et livre d'inventaire).

Leurs obligations se limitent à la tenue d'un livre des recettes mentionnant le détail journalier et individualisé des recettes et d'un registre détaillant leurs achats.

La comptabilité doit être tenue sur un support qui n'est pas susceptible d'être modifié : feuilles du kit officiel, registre acheté dans le commerce ou logiciel de comptabilité. L'utilisation d'Excel n'est pas conseillée car les écritures peuvent être modifiées.

Tous les justificatifs associés à chaque vente ou achat doivent être conservés : bons de commandes, factures, notes, etc. En cas de contrôle fiscal, ces documents vous seront demandés.

Le livre de recettes du micro-entrepreneur

Tous les auto-entrepreneurs doivent obligatoirement remplir le livre des recettes. Il peut être tenu sur un cahier, un tableau du type Excel ou un logiciel de comptabilité.

Toutes les recettes doivent être présentées par ordre chronologique et mentionner :

  • leur date d'encaissement,
  • le numéro de facture,
  • le nom ou la dénomination sociale de votre client,
  • la nature de la vente (prestations de services ou vente de biens),
  • le montant de la vente,
  • le mode de règlement de la facture (chèque, espèces, etc).

Certaines souplesses sont concédées :

  • Dans le cas de la vente au détail et des services rendus aux particuliers, il est possible de regrouper toutes les ventes de la journée sur une seule ligne lorsque leur montant unitaire n'excède pas 76 € (article 286, I-3° du CGI). Les justificatifs des ventes doivent cependant être conservés (factures, notes, tickets de caisse).
  • En cas de remise de plusieurs chèques simultanément, il est possible de n'inscrire sur le livre de recettes que le total du bordereau de remise. Il faudra cependant conserver le bordereau comme justificatif.

Le registre des achats du micro-entrepreneur

La tenue du registre des achats est rendue obligatoire pour les auto-entrepreneurs dont l'activité consiste principalement à vendre des marchandises, fournitures et denrées à consommer sur place ou à emporter, ou à fournir des prestations d'hébergement. Sa tenue est identique au registre des recettes.

Le registre des achats comprend tous les achats effectués à titre professionnel et pour chacun d'eux mentionne :

  • la date de l'achat ;
  • la référence de l'achat (facture, ticket de caisse, note...) ;
  • le nom du fournisseur ;
  • le montant de l'achat effectué (TTC) ;
  • le mode de règlement : espèces, chèque, virement, carte bancaire.
Les justificatifs de chaque achat doivent être conservés. Vous devrez les présenter en cas de contrôle.

Même si vous n'y êtes pas tenu par la loi, vous avez intérêt à tenir un registre des achats. Vous aurez ainsi une vision précise de toutes les dépenses engagées pour votre activité, ce qui vous permettra de fixer des prix de vente adaptés.

Vos cotisations sont calculées sur votre chiffre d'affaires effectivement encaissé et non sur vos recettes. C'est pour cela que la tenue du registre des achats n'est pas obligatoire pour tous les auto-entrepreneurs.

Comptabilité sur papier ou sur logiciel ?

Tenir sa comptabilité sur un logiciel présente plusieurs avantages : simplicité d'utilisation, sauvegarde des données, possibilité de réaliser des factures et devis personnalisés...

Exemples de logiciels gratuits réalisés spécifiquement pour les auto-entrepreneurs :

Si vous souhaitez tenir votre comptabilité sur papier, vous pouvez utiliser le livre achats-recettes et le facturier fournis par le kit officiel. Pour éviter des problèmes en cas de contrôle, nous vous conseillons :

  • d'assembler les feuilles de votre kit pour former un classeur qui sera valable durant une année,
  • de ne pas modifier vos écritures comptables. Si vous avez fait une erreur, rayez proprement la ligne de manière à ce que la valeur barrée soit encore lisible. Ajoutez à côté la bonne donnée et datez votre modification.

Il existe également des registres vendus dans le commerce, qui se présentent sous la forme de cahiers (environ 20 €).

Le bénéfice imposable est calculé par l'administration fiscale

Le bénéfice imposable est déterminé par l'administration fiscale qui applique au chiffre d'affaires déclaré un abattement forfaitaire pour frais professionnels, dont le montant varie en fonction de l'activité.

Quelle que soit votre soit son option fiscale (prélèvement libératoire ou barème progressif), un micro-entrepreneur ne peut déduire aucune charge de son chiffre d'affaires. C'est toujours le chiffre d'affaires, c'est-à-dire les sommes que lui ont versées ses clients, qu'il doit déclarer.

Le micro-entrepreneur n'a donc pas à établir de bilan et de compte de résultat.