Comptabiliser un règlement : virement, chèques, espèces et carte bancaire

Même si vos clients vous règlent directement, il est important que vous différenciiez le moment de la facturation de celui du règlement. Cela vous permettra d'effectuer plus facilement vos rapprochements bancaires.

La TVA a déjà été comptabilisée lors de l'émission de la facture. Elle n'apparaît donc plus lors de son règlement.

Les règlements en espèces

Lorsqu'un client vous règle en espèces, vous devez débiter le compte 5Caisse et créditer le compte 41Clients.

Si les espèces sont remises le même jour à la banque, vous devez aussi créditer le compte 5Caisse puis débiter le compte 51Banques.

Les règlements par virement

Lorsqu'un client vous règle par virement, vous devez, dès que votre banque vous en informe, créditer le compte 41Clients et débiter le compte 51Banques.

Les règlements par chèque

Lorsqu'un client vous règle par chèque, vous devez créditer le compte 41Clients et débiter le compte 511Chèques à encaisser.

Si le chèque est remis le même jour à la banque, vous devez passer l'écriture suivante :

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
512 Banques 2000
411 Clients 2000

Si les chèques sont remis un ou plusieurs plus tard à la banque, l'écriture est différente : vous devez enregistrer la réception du chèque dans un compte d'attente avant d'enregistrer son dépôt à la banque.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Lors de la réception du chèque
5112 Chèques à encaisser 2000
411 Clients 2000
Lors du dépôt du chèque à la banque
512 Banques 2000
5112 Chèques à encaisser 2000

Les règlements par carte bancaire

Les règlements par carte bancaire s'enregistrent de façon similaire aux règlements par chèques.

La principale différence réside dans la comptabilisation des commissions prélevées par la banque au compte 66Charges d'intérêt.

N° de compte Intitulé du compte Débit Crédit
Lors de la réception du règlement
5115 Cartes bancaires à encaisser 600
411 Clients 600
Lors de la réception de l'avis d'encaissement
512 Banques 595
661 Charges d'intérêt 5
511500 Cartes à encaisser 600

Pourquoi ne pas utiliser directement le compte 51Banques pour les règlements par chèque et carte bancaire ?

L'utilisation directe du compte 512 pour les règlements par chèques et par carte bancaire n'est pas conseillée.

En effet, vous aurez alors beaucoup de mal à effectuer des rapprochements bancaires car les règlements reçus ne correspondent pas forcément à ceux figurant sur votre relevé bancaire :

  • Différé d'encaissement accordé au chèque d'un client.
  • Regroupement des chèques de plusieurs journées mais remis en une seule fois à la banque.
  • Frais prélevés lors d'un encaissement par carte bancaire.
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