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Comment saisir la commission départementale de conciliation ?

La saisine préalable de la commission est obligatoire avant toute action contentieuse portant sur l'augmentation du loyer lors du renouvellement du bail. Dans les autres cas, elle est facultative mais reste grandement conseillée.

Dans quels cas peut-on saisir la commission de conciliation ?

La commission de conciliation est compétente pour tous les litiges qui portent sur :

  • la fixation ou la révision du loyer,
  • les caractéristiques d'un logement décent,
  • l'état des lieux d'entrée et de sortie,
  • les charges locatives : caractère récupérable ou non, provisions, justificatifs, répartition...,
  • les réparations : réparations locatives et, dans certains départements, grosses réparations,
  • le dépôt de garantie,
  • les congés,
  • les litiges collectifs résultant de l'application des accords collectifs nationaux ou locaux.

Les litiges de loyer autres que ceux portant sur la fixation ou la révision du loyer – comme les problèmes de rappels ou d'impayés – ne sont donc pas de la compétence de la commission. Il en va de même des conflits relatifs à la durée du bail ou encore à des troubles du voisinage. Pour toutes ces questions, seul le tribunal d'instance est compétent.

La commission doit obligatoirement être saisie avant le juge quand survient un litige sur la fixation du montant du loyer ou les impayés. Dans les autres cas, il est possible de saisir directement le tribunal d'instance.

Comment saisir la commission ?

La commission peut être saisie par le bailleur ou le locataire, voire une association représentative de locataires si le litige porte sur l'application d'accords collectifs. A l'inverse de la procédure prévue pour une augmentation de loyers, il n'y a pas de délai pour saisir la commission.

La demande doit être adressée au secrétariat de la commission par lettre recommandée avec avis de réception. Ce sont les services de la direction départementale de l'équipement qui assurent le secrétariat des commissions (se renseigner auprès de la préfecture) ou, à Paris, ceux de la direction de l'urbanisme, du logement et de l'équipement.

Bailleur et locataire sont ensuite convoqués par courrier à une séance au cours de laquelle leur affaire sera examinée. Chacun peut se faire assister par une personne de son choix (membre d'une association, ami, collègue...) ou, s'il ne peut pas être personnellement présent, se faire représenter par un avocat ou par toute personne munie d'un mandat exprès de conciliation. Il doit dans ce cas communiquer au secrétariat de la commission, au plus tard en début de séance, les nom et qualité de la personne qui l'assistera ou qui le représentera. Les témoins ne sont pas admis.

Que doit comporter le dossier ?

Le courrier doit indiquer les noms, qualités et adresses du locataire et du bailleur et préciser l'objet du litige. Il faut au minimum y joindre une copie du contrat de location et une copie de la lettre de réclamation adressée à l'autre partie.

En fonction de la nature du litige, il faudra également y inclure tous les autres documents justifiant la demande : décompte annuel des charges en cas de désaccord sur leur caractère récupérable, références de loyers en cas de réévaluation...

Comment se passe la séance de conciliation ?

Au cours de la séance, chacun présente ses arguments, et la commission les aide à rapprocher leurs points de vue.

Si, au terme des échanges, locataire et bailleur se mettent totalement ou partiellement d'accord, le secrétariat de la commission rédige un document reprenant les termes de l'accord et, le cas échéant, les points de désaccord. Ce document est signé par un membre de chaque collège et par les deux parties, qui en recevront un exemplaire.

En l'absence d'accord, la commission se contente de rendre un avis sur le litige. Cet avis comporte l'exposé du litige, la position du locataire et du bailleur et, le cas échéant, celle de la commission.

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