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Comment s'acquitter des charges sociales ?

Les fiches de paie de vos salariés doivent comprendre des cotisations salariales et patronales, sommes que vous ne lui reversez pas. Faut-il calculer soi-même les charges sociales figurant sur la fiche de paye ? Comment s'acquitter du paiement des cotisations sociales qui y figurent ?

Faut-il calculer soi-même les charges sociales figurant sur la fiche de paye ?

Employeur de moins de 20 salariés

Associations

Une association à but non lucratif employant moins de 20 salariés a la possibilité de recourir au chèque-emploi associatif.

Par ce biais, l'association n'a pas besoin d'effectuer le calcul de ses cotisations. Chaque salaire versé est déclaré par le biais du volet social qui comprend également les éléments nécessaires au calcul des cotisations. C'est le centre national Chèque Emploi Associatif qui, lors de la réception du volet social, va calculer les cotisations et exonérations dont l'association peut bénéficier. Il va ensuite adresser à l'association une facture récapitulant les informations mentionnées dans le volet social, le montant des cotisations et la date de leur paiement. Le paiement s'effectue par prélèvement automatique aux dates mentionnées sur la facture.

L'association a aussi la possibilité de recourir au dispositif impact emploi (payant). Ce service réservé aux associations de moins de 9 équivalents temps plein repose sur le recours à un tiers conseillant l'association employeur et réalisant à sa place les déclarations et bulletins de salaire à un tarif moins élevé que celui du marché habituel. Il est organisé par l'URSSAF.

Entreprises

De son côté, une entreprise de moins de 20 salariés peut recourir au Titre emploi service entreprise (TESE). Le fonctionnement est le même que pour le chèque emploi associatif. L'employeur n'aura donc pas à calculer les cotisations sociales dues.

Employeur de plus de 20 salariés

Lorsque l'entreprise ou l'association n'utilise pas ces modalités de paiement spécifiques et hors le cas des artistes de spectacle vivant (où les charges sociales sont calculées par le Guichet unique), elle doit soit recourir aux services d'un expert-comptable, soit utiliser un logiciel de paye, soit calculer les cotisations sociales à la main (peu conseillé).

L'expert-comptable, plus coûteux, réalise les bulletins de paye à la place de l'employeur, déclare et paie les cotisations aux organismes concernés.

Les logiciels de paie peuvent éditer les bulletins et déclarations sociales. Il faudra veiller à ce que les taux soient chaque mois mis à jour et que tous les versements prévus figurent bien sur les bulletins.

Pour réaliser à la main les fiches de paye, il faut rechercher chaque mois les nouveaux taux, faire figurer sur chaque bulletin de salaire tous les versements prévus (salaire, avantages, primes, avantages du type tickets-restaurants...) et ne pas oublier de prendre en compte l'ancienneté, l'avancement, les cotisations spécifiques...

Quelles sont les déclarations à remplir pour le paiement des charges sociales ?

La Déclaration sociale nominative (DSN)

Vous devez remplir deux DSN, l'une destinée à l'URSSAF et l'autre à votre caisse d'affiliation. La DSN destinée à l'URSSAF ne peut être remplie que sur internet, sur le site e-ventail.fr. Elle doit obligatoirement être générée par un logiciel de paie compatible. La seconde devra être remplie selon les modalités définies par la caisse d'affiliation.

Elles permettent :

  • aux organismes sociaux, de vérifier le montant des masses salariales et de déterminer les droits des salariés (retraite, assurance maladie...) ;
  • aux salariés, de recevoir leur déclaration de revenus pré-remplie ;
  • d'établir les listes électorales pour l'élection des conseils des prud'hommes.
Aucun paiement ne doit être joint aux déclarations.

Vous n'êtes cependant pas concerné par la DSN, si vous utilisez :

  • le titre emploi services entreprises ( TESE) ;
  • le titre Firmes Etrangères ( TFE) ;
  • le chèque emploi association ( CEA) ;
  • le guichet unique du spectacle occasionnel (GUSO).

La déclaration adressée à l'Urssaf : le Bordereau Récapitulatif de Cotisations

Si vous n'êtes pas tenu à l'obligation de déclarer via la DSN, vous pouvez transmettre votre déclaration Urssaf au moyen d'un BRC.

Chaque mois ou chaque trimestre, l'employeur va recevoir de l'Urssaf un Bordereau Récapitulatif de Cotisations. Vous devrez y indiquer :

  • le nombre de salariés que comporte l'entreprise ou l'association ;
  • le montant global et le montant plafonné des rémunérations ou gains réglés à l'ensemble du personnel salarié entre le premier et le dernier jour du mois ou du trimestre civil concerné ;
  • la répartition des cotisations versées (assurances sociales, cotisations AT, allocations familiales, CSG, CRDS, forfait social, etc.) ;
  • les éventuelles réductions de cotisations à déduire.

Vous devrez y joindre un chèque correspondant au montant que vous avez calculé.

La déclaration adressée à la caisse de retraite complémentaire et de prévoyance

Tous les mois ou tous les trimestres, votre caisse d'affiliation vous enverra un document à remplir où vous devrez faire figurer le montant des cotisations de retraite complémentaire et de prévoyance que vous lui devez. Vous devrez y joindre un chèque correspondant au montant que vous avez calculé.

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