Comment classer les documents comptables d'une entreprise ?

La loi n'impose aucune méthode de classement à l'entreprise. Cependant, les obligations comptables qui pèsent sur elle rendent nécessaires la mise en place d'une organisation administrative.

Utiliser plusieurs classeurs

L'utilisation de classeurs permet de retrouver facilement vos pièces comptables, nécessaires pour justifier vos écritures.

Le classeur "banque"

Prenez un classeur par compte bancaire ou postal. Il en faut un par année, sauf si votre classeur possède une séparation bien nette entre les différents exercices comptables.

A l'intérieur, vous devez agrafer toutes les pièces justificatives avec l'extrait de compte qui leur correspond.

Si vous choisissez de conserver les pièces justificatives dans un autre classeur, attribuez un numéro à chacune d'elle et reportez-le dans le classeur "banques" sur l'extrait de compte correspondant.

Si vous ouvrez des dossiers pour chaque client, ces derniers ne devront contenir que des copies de vos pièces justificatives.

Le classeur "caisse"

Les règles de classement sont très similaires à celles du classeur banque, à quelques différences près.

Le ticket journalier de la caisse enregistreuse (ticket "Z") doit être agrafé au journal de caisse. Les rouleaux de caisse doivent être placés dans un carton.

Les justificatifs des petites dépenses doivent également être agrafés au journal de caisse.

Les classeurs des "courriers"

Il s'agit :

  • du classeur des courriers reçus. Il contient l'intégralité des courriers reçus, classés dans l'ordre des dates de réception ;
  • du classeur des courriers envoyés. Il reprend la copie de tous les courriers envoyés.

Le classeur des immobilisations

Egalement appelé "registre des immobilisations", il réunit les fiches de compte d'immobilisation et la copie de la facture de chaque immobilisation (dont la mention de leur comptabilisation au journal des paiements).

Combien de temps faut-il conserver les documents comptables ?

Afin de faire face aux contrôles fiscaux, les classeurs comptables doivent être conservés pendant une durée de 10 ans, à partir de la clôture de l'exercice.

Les journaux comptables, livres-journaux... ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 10 ans.

Toutes les pièces concernant des immobilisations (actes établis devant notaire, contrats à long terme, brevets, titres de propriété...) doivent être conservées durant toute l'existence de la personne morale.