Assemblée générale ordinaire d'une association : comment l'organiser ?

L'assemblée générale ordinaire d'une association est l'occasion pour ses adhérents de définir les stratégies à mettre en oeuvre. C'est aussi à cette occasion que les décisions courantes sont prises.

Quand réunir l'assemblée générale ordinaire d'une association ?

La loi 1901 ne précise rien en la matière. C'est aux rédacteurs des statuts de l'association de décider quel rôle jouera l'assemblée générale ordinaire et comment celle-ci se réunira. Le règlement intérieur peut éventuellement venir apporter des précisions supplémentaires.

Le plus souvent, l'assemblée générale ordinaire est annuelle. C'est l'occasion pour les membres de l'association de définir les orientations générales données au projet associatif, de valider les actions à mettre en oeuvre l'année suivante et de nommer les membres du conseil d'administration, éventuellement du bureau. C'est d'elle que la légitimité de l'association provient.

Mais rien n'empêche l'association d'organiser des assemblées générales ordinaires plus souvent. L'important est que la réunion demeure un plaisir et soit l'occasion d'échanger des nouvelles, de revoir les adhérents moins actifs ou d'en accueillir de nouveaux. Profitez-en pour amener des gâteaux, pour partager un repas ensemble ou pour assister à un spectacle.

Qui participe à l'assemblée générale ordinaire d'une association ?

En principe, tous les membres doivent pouvoir participer aux assemblées générales ordinaires de l'association. Mais les statuts ou le règlement intérieur peuvent valablement écarter la présence de certains membres (ceux n'ayant pas acquitté leurs cotisations, les membres non actifs...).

Chaque participant dispose en principe d'une seule voix, ce qui permet de respecter le principe démocratique. Mais il est possible de priver certains participants du droit de vote.

Quelles règles respecter lors de l'assemblée générale ordinaire d'une association ?

La réalisation de l'assemblée générale ordinaire d'une association impose le respect de certaines règles. A défaut, l'un des membres pourra demander en justice l'annulation de l'assemblée générale ordinaire et des décisions prises durant celles-ci.

Cette règle vaut même si les statuts et le règlement intérieur n'ont pas instauré de règles particulières pour le déroulement des assemblées générales de l'association.

Convocation des adhérents

Si vous voulez que les participants à la réunion soient nombreux, prenez soin d'envoyer la convocation au moins une quinzaine de jours avant la date de réunion. N'hésitez pas à y joindre tous les documents qui permettront aux participants de voter en connaissance de cause : mise en place d'une nouvelle activité, projet de budget...

Il est également indispensable que l'ordre du jour soit détaillé. Si vous voulez laisser la possibilité aux participants d'évoquer des sujets ne figurant pas sur l'ordre du jour, ajouter simplement une ligne intitulée "Questions diverses".

Présentation des documents

Pour que le vote se déroule sereinement, donnez un maximum d'information aux participants.

Il est important que les documents présentés soient le plus clairs et le plus explicites possibles, notamment pour tout ce qui concerne le budget, la comptabilité et les questions d'ordre juridique. Utilisez des graphiques, des schémas et des images pour que cela reste accessible à la majorité des participants.

Prise de paroles

Pour éviter que tout le monde n'essaye de parler en même temps, découpez l'assemblée générale ordinaire en plusieurs temps distincts :

  • une présentation rapide de chaque point qui servira d'introduction,
  • un temps pour les demandes de précisions,
  • les discussions sur un point précis.

Votes

Les statuts peuvent librement définir les modalités de vote.

Les votes ont souvent lieu à main levée. Néanmoins, il est utile de prévoir des votes à bulletin secret, notamment pour les élections des dirigeants. Il faudra alors prévoir des papiers, des stylos, une urne et une liste des adhérents à jour de leur cotisation pour que cela soit facilement mis en place.

Compte-rendu ou procès-verbal et rapports

Un compte-rendu d'AG ou procès-verbal est indispensable. Il permet aux absents de savoir quelles décisions ont été prises et aux participants d'avoir une base juridique à laquelle se reporter en cas de litiges.

On peut y annexer les différents rapports qui ont été présentés et approuvés lors de l'AG.