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Comment faire la preuve de l'adhésion à une association loi 1901 ?

Votre association loi 1901 commence à accueillir des adhérents. Comment conserver la preuve de leur adhésion ? La remise d'un bulletin d'adhésion suffit-elle ?

L'adhésion à une association n'a pas l'obligation d'être formalisée par écrit

Pour apporter la preuve de l'acquisition de la qualité de membre, il faut prouver l'existence d'un accord entre l'adhérent et l'association.

La rédaction d'un écrit n'est pas obligatoire, la preuve de l'adhésion pouvant aussi résulter :

  • de la signature des statuts lors de la création de l'association,
  • du versement de cotisations. Généralement, les statuts prévoient que seuls les membres à jour de leur cotisation pourront participer aux assemblées générales,
  • de la participation aux assemblées générales et aux activités réservées aux membres,
  • de l'acceptation de fonctions sociales.

Mais, pour éviter toute contestation, il est conseillé de formaliser cet accord par écrit :

  • en remettant au nouvel adhérent un bulletin d'adhésion. Sa signature en bas du bulletin emporte acceptation des statuts ainsi que du règlement intérieur ;
  • si l'adhésion est soumise à l'accord du conseil d'administration ou de l'assemblée générale, en dressant un procès-verbal de la délibération et en adressant au nouvel adhérent une lettre l'informant que sa candidature a été retenue.

Comment réaliser un bulletin d'adhésion ?

Après paiement de la cotisation, vous pourrez remettre une carte d'adhérent au nouveau membre, suivant les modalités (forme, numéro, mentions et clauses) que vous aurez définies dans les statuts ou dans le règlement intérieur conforme.

Le bulletin d'adhésion doit se présenter en deux parties : une à remettre à l'adhérent et une à conserver par l'association.

La partie à remettre à l'adhérent peut être rédigée de la façon suivante :

"JE SOUSSIGNE (nom et prénom de l'adhérent) né le (date et lieu de naissance de l'adhérent) demeurant à (adresse complète de l'adhérent) déclare solliciter mon adhésion à l'association (dénomination et adresse de l'association)

Je déclare avoir reçu un exemplaire des statuts (et éventuellement aussi du règlement intérieur) de l'association, dont j'ai pu prendre connaissance. Je déclare m'engager à respecter toutes les obligations des membres de l'association qui y figurent.

Je déclare avoir été également informé des dispositions de la loi du 6 janvier 1978 qui règlemente le droit de communication dans le fichier des membres de l'association des données personnelles me concernant."

Fait et signé à (lieu) le (date)

(Signature de l'adhérent)

La partie à conserver par l'association comporte quelques différences :

"JE SOUSSIGNE (nom et prénom de l'adhérent) né le (date et lieu de naissance de l'adhérent) demeurant à (adresse complète de l'adhérent) joins à la présente demande d'adhésion à l'association (dénomination complète de l'association)pour la période du ( date du début de validité de la cotisation) au ( date de fin de validité de la cotisation) le paiement de la somme de (montant de la cotisation ) payée en la forme suivante : (indiquer par chèque, en liquide, ou sous une autre forme)."

Fait à (lieu) , Le (date)

(signature de l'adhérent)

Reçue la somme de (montant de la cotisation) le (date)

(signature du représentant de l'association)

Attention, la remise d'un bulletin d'adhésion n'a aucune valeur fiscale. Pour que l'adhésion donne doit à des avantages fiscaux, vous devez remettre au nouvel adhérent un reçu fiscal.

Comment tenir le registre des adhérents d'une association loi 1901 ?

Les souches des bulletins d'adhésion vont vous permettre de remplir le registre des adhérents. Celui-ci ne nécessite pas de déclaration à la CNIL.

Corrélativement, vous ne devrez pas oublier de supprimer les données concernant un membre radié ou ayant démissionné.

Quelle est la durée d'une adhésion ?

Sauf précisions dans les statuts ou dans le règlement intérieur, la durée de l'adhésion vaut pour toute la durée de l'association, hormis en cas de démission, d'exclusion, de décès ou si la personne ne remplit plus les conditions requises pour adhérer.

Les membres n'ont donc pas à solliciter, tous les ans, le renouvellement de leur adhésion. Attention, si les statuts ne prévoient pas de date à laquelle l'adhésion doit être renouvelée, la personne devient membre de l'association jusqu'à la disparition de l'association ou son départ.

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